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DIN 5008 - Anschriftenfeld und Briefvordruck - Kapitel I

In diesem Kapitel wird zunächst beschrieben, wie die Anschrift und das Seitenlayout des Briefes so gestaltet wird; dass die Anschrift im Fenster eines Briefumschlages sichtbar ist.

Der obere Rand des Briefes muss auf 3 cm (Form A) bzw. 5 cm (Form B) eingestellt werden. In beiden Fällen ist bei korrekter Faltung des Briefbogens die Anschrift im Fenster sichtbar. Der obere Rand kann als Kopfzeile für den Firmenkopf oder bei Privatbriefen für den Absender genutzt werden. Alle folgenden Maße sind für die Briefformen A, B und Brief ohne Aufdruck (umgangssprachlich: „Privatbrief“, nach DIN 5008 „halbprivater Brief“) identisch.

Den linken Rand stellt man auf 2,5 cm ein. Für den rechten Rand gibt die DIN 5008 die Maße 1 cm bis 4 cm an. Das ist natürlich mit einem Textverarbeitungsprogramm nicht möglich, man muss sich dort für ein Maß entscheiden. Beim Flatterrand-Layout empfiehlt sich eine Einstellung auf 2 cm für den rechten Rand; beim Block-Layout empfehle ich 2,5 cm (entsprechend dem linken Rand). Für den unteren Rand gibt es in der DIN 5008 keine Angabe, weil dort besonders bei Geschäftsvordrucken unterschiedlich viele Angaben in der Fußzeile erscheinen. Für Privatbriefe empfiehlt sich ein unterer Rand von 2 cm oder 2,5 cm.

An dieser Stelle der Hinweis, dass das Flatterrand-Layout für den Empfänger das lesefreundlichere ist. Beim Block-Layout müssen sehr viel mehr Silbentrennungen gemacht werden, damit das Gesamtbild ansprechend aussieht. Jede Silbentrennung stört jedoch den Lesefluss.

Nun zur Gestaltung des Anschriftenfeldes. Es gibt zwei Methoden, ein korrektes Anschriftenfeld zu positionieren. In diesem Beitrag wird die einfachere Methode erklärt. Im nächsten Tipps&Tricks-Beitrag wird dann die etwas aufwändigere, aber für automatisierte Briefvordrucke geeignetere Methode erläutert.

Wenn die Seitenmaße korrekt eingestellt wurden, markieren Sie mit der Tastenkombination Strg+a das gesamte Dokument und wählen zunächst eine Schriftart und -größe, die Sie für das Dokument verwenden möchten. Nach DIN 5008 ist das eine Schriftgröße von 10 pt, 11 pt oder 12 pt.* Der Zeilenabstand ist auf „einzeilig“ einzustellen, ohne einen Abstand vor und/oder nach. Dann schreiben Sie in die erste Zeile Ihren oder den Beispielabsender und machen anschließend neun Zeilenschaltungen für die neun Zeilen des Anschriftenfeldes.

* Nach Postvorschrift dürfen Sie auch die Schriftgröße 8 pt oder 9 pt verwenden. Für diese beiden Schriftgrößen müssen Sie dann aber auf jeden Fall eine serifenfreie Schriftart (z. B. Arial oder Calibri) wählen.

Anschriften1 bild1

Erst jetzt markieren Sie die Absenderzeile (nur diese Zeile!) und stellen die Schriftgröße auf 8 pt. Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich die Formatierung „Unterstreichung“ wählen. Sollte Ihre Anschrift auch in dieser Schriftgröße länger als 8,5 cm auf dem Zeilenlineal sein, müssten Sie am Absender Abkürzungen vornehmen. Im Beispiel könnte man z. B. Straße abkürzen.

Die neun Zeilen des Anschriftenfeldes sind folgendermaßen zu beschriften:

Zeile 1 und 2: bleibt frei, für eine eventuelle digitale Frankierung
Zeile 3: hier stehen Postvermerke (z. B. Einschreiben) oder die Zeile bleibt frei
Zeile 4 bis 9: für die Anschrift

 

Anschriften1 bild2

* Die sechs Möglichkeiten ein Einschreiben zu versenden:

Einschreiben - Einwurf
Einwurf wie ein normaler Brief, aber der Einwurf wird registriert und das Einschreiben ist über den Strichcode verfolgbar.

Einschreiben - Übergabe
Das ist das Einschreiben, wie man es erwartet: Der Empfänger muss den Empfang mit seiner Unterschrift bestätigen, auch dieses Einschreiben ist über den Strichcode verfolgbar.

Einschreiben - Rückschein
Wie das Einschreiben - Übergabe, jedoch bestätigt der Empfänger auf einer Postkarte, die an den Absender zurück geschickt wird.

Einschreiben - Eigenhändig
Nur der Empfänger, der in der Anschrift steht oder jemand mit einer entsprechenden Vollmacht darf das Einschreiben entgegen nehmen.

Einschreiben - PostIdent
Nur der Empfänger, der in der Anschrift steht darf dieses Einschreiben entgegen nehmen. Er muss seinen Ausweis vorlegen und er kann auch keine andere Person zur Entgegennahme bevollmächtigen.

Über mich

Akademiegeprüfte EDV-Trainerin,
Lehrerin für Maschinenschreiben und Stenografie,
ausgebildete Industriekauffrau

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Sabine Totzauer
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